Dicas para Implantar Fluxograma

Por: Tiago Lira Vieira

Sempre se pode aperfeiçoar um sistema, podemos pensar que as empresas por melhores que sejam sempre têm um setor que necessita de uma reorganização em seus processos. E isso fica evidente em situações simples. Por exemplo, a formação de filas no balcão de atendimento pode demonstrar alguma ineficiência neste setor; a demora na liberação de boletos de pagamentos pode significar que o fluxo de documentos está sendo processado de modo inadequado, existem muitas outras situações cotidianas que poderm ser citadas como exemplo, mas nos ateremos a essas.

A proposta do nosso texto é demonstrar um modelo de utilização do fluxograma para solucionarmos esses problemas.Vamos às dicas.

A primeira dica para se implantar um fluxograma é a conscientização de toda empresa sobre o que é fluxograma e qual a sua importância no contexto da organização. Perceba que para isso a participação dos funcionários é fundamental. De que forma? Marque uma reunião para falar sobre o projeto. Para explicar o que é um fluxograma. Demonstre os objetivos da implantação dessa ferramenta e os benefícios. Deixe claro o que se espera de cada um dos participantes nessa empreitada.

Dê espaço para que os funcionários questionem e exponham o ponto de vista deles sobre o tema e principalmente sobre os processos que podem ser melhorados. A opinião dos colaboradores sobre o que pode ser efetivamente aperfeiçoado conta muito no decorrer da implantação do projeto. Na maioria das vezes são eles os beneficiários de tais mudanças. E por estarem em contato direto com a rotina operacional da empresa podem ter as melhores ideias para as modificações necessárias.

O compromisso psicológico que assume o funcionário ao participar de todas as etapas da elaboração de um projeto o torna responsável também pelos resultados alcançados. Desse modo otimizamos a capacidade intelectual de toda empresa em prol de se alcançar resultados satisfatórios aos envolvidos.

A segunda dica é uma das mais importantes. É o processo de analise para se definir qual área deve ser estudada a fim de realizarmos as mudanças necessárias. Devemos entender o atual processo. Quem são os responsáveis, o procedimento utilizado, onde começa, é processado e termina.

O resultado deste trabalho culmina na elaboração do fluxo de tarefas atual. Ou seja, formaliza-se o desenho do processo, o fluxograma. Note que nesta fase é importante verificar a veracidade das informações.

Fluxograma atual montado é a fase de análises e de propostas de melhoria. O fluxo de tarefas mapeado tem de proporcionar visão completa de todo processo inclusive os gargalos, ou seja, os setores que devem ser racionalizados.

Através desse modelo de verificação podemos visualizar em que setor os problemas estão acontecendo e propor modificações estruturais nos processos.

A terceira e última dica é a da implantação de melhorias no fluxograma. Modifica-se o atual processo e torna-o mais rápido e econômico. Solucionado os atuais problemas encontrados no diagnóstico. Nessa fase elaboramos um novo fluxograma com as tarefas realinhadas com os novos métodos de trabalho. O fluxograma é uma ferramenta de competência gerencial. Proporciona ao gestor visualização dos melhores meios de se realizar as tarefas em sua empresa. Para não deixarmos de falar é importante salientar que conjuntamente, com as mudanças nos processos temos de realizar uma modificação cultural, pois as modificações realizadas alteram o modo das pessoas agirem e até mesmo formas de relacionamento entre as pessoas, esse enfoque social e psicológico é tão importante para o sucesso do novo modelo de fluxo quanto o foco na racionalização das tarefas.

Pense nisso e conseguirá excelentes resultados em sua empresa.

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